Sage: Shopsystem für den Mittelstand

Sage ist eine auf den Mittelstand spezialisierte Shoplösung. Besonders geeignet ist Sage für Unternehmen mit wachsendem Produktsortiment, mehreren Vertriebskanälen und komplexen Vorgängen im Lager oder Einkauf. Allerdings bringt Sage eine gewisse Komplexität mit sich.

Was ist Sage

Sage ist ein Unternehmen, das vor allem für kaufmännische Softwarelösungen bekannt ist. Ursprünglich auf Buchhaltung, Lohnabrechnung und Warenwirtschaft spezialisiert, bietet Sage inzwischen auch E-Commerce-Funktionalitäten an. Diese können über Schnittstellen oder integrierte Lösungen mit einem Online-Shop verbunden werden. Sage selbst stellt dabei nicht unbedingt eine klassische Shop-Software bereit, sondern bietet Möglichkeiten, einen Shop mit angeschlossener Warenwirtschaft zu realisieren.

Ein Online-Shop mit Sage entsteht in der Regel durch die Kombination von Warenwirtschaftssystem (WWS) und einem externen Shopsystem, beispielsweise Shopware, Shopify oder WooCommerce. Sage dient dabei als Backend für die Lagerverwaltung, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Buchhaltung. Je nach gewählter Sage-Version und -Modulen können Nutzer auf verschiedene Funktionen zurückgreifen.

Wann ist Sage die richtige Wahl

Sage eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die bereits über eine funktionierende Warenwirtschaft verfügen oder diese in ihren E-Commerce-Prozess integrieren möchten. Das System entfaltet seine Stärken vor allem dann, wenn komplexe Prozesse wie Lagerverwaltung, mehrstufige Preislisten, Kundenkategorien oder Filialbetrieb abgebildet werden sollen.

Nicht ideal ist Sage für Einsteiger im E-Commerce, die nur einen kleinen Shop mit wenigen Produkten betreiben möchten. Auch für sehr stark designorientierte Projekte oder bei geringem Budget kann Sage durch seine Komplexität und Lizenzkosten unpassend sein.

Welche Sage-Produkte eignen sich für einen Online-Shop

Sage bietet unterschiedliche Produkte mit verschiedenen Funktionsumfängen an. Für den Aufbau eines Online-Shops sind vor allem folgende Versionen relevant:

  • Sage 50 Connected: Eine kaufmännische Softwarelösung für kleine Unternehmen mit integrierter Auftragsbearbeitung und Lagerverwaltung.
  • Sage 100: Ein modulares ERP-System, das sich besonders für wachsende Betriebe eignet. Es bietet erweiterte Funktionen wie Seriennummernverwaltung, Produktionsplanung oder komplexe Kundenstammdaten.
  • Sage X3: Für größere Unternehmen mit internationalem Fokus geeignet. Diese Version ist meist überdimensioniert für einen Standard-Online-Shop.

Für die meisten Online-Shop-Gründer ist Sage 50 oder Sage 100 ausreichend. Beide Versionen lassen sich mit gängigen Shop-Systemen verknüpfen.

Wo bekomme ich Sage

Sage-Software kann direkt über die Website von Sage (www.sage.com/de-de) oder über autorisierte Fachhändler und Systemhäuser erworben werden. Der Vorteil beim Kauf über einen Händler liegt in der Beratung, individuellen Einrichtung sowie im Support. Viele Händler bieten auch eigene Shop-Module oder Schnittstellen an, die standardisiert oder projektspezifisch angepasst werden können.

Vorbereitungen vor dem Start

Bevor der Shop mit Sage realisiert wird, sollte Klarheit über einige grundlegende Punkte herrschen:

  • Ist bereits ein funktionierender Sage-Account vorhanden – oder muss dieser neu erstellt werden?
  • Welches Shop-System soll eingesetzt werden (z. B. Shopware, WooCommerce, Shopify)?
  • Wie sollen Zahlungsarten, Versandlogistik und Steuern integriert werden?
  • Sind Produktdaten bereits in Sage gepflegt oder müssen diese noch eingepflegt werden?

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Wahl einer passenden Schnittstelle zwischen Sage und dem gewählten Shopsystem. Dafür gibt es unterschiedliche Anbieter. Beispiele für solche Schnittstellen sind GS1-Schnittstellen, „tricoma“, „Sync4“, „xentral“ oder branchenspezifische Plug-ins.

Schritt 1 Sage installieren und einrichten

Nach dem Kauf erhalten Sie Zugang zu Ihrer Sage-Version. Die Installation erfolgt in der Regel lokal oder auf einem Cloud-Server. Unternehmen, die eine Cloud-Lösung bevorzugen, sollten eine Lösung wie Sage 100 Cloud verwenden. Die Systemanforderungen finden sich im Handbuch oder auf der offiziellen Sage-Webseite.

Nach der Installation folgen grundlegende Einstellungen wie:

  • Anlegen von Benutzern mit Zugriffsrechten
    • Lagerbestand
  • Pflege der Kundendaten (bei bestehenden Kontakten)
  • Einrichtung von Zahlungszielen, Mahnwesen und Steuersätzen

Dabei sollte auch die Lagerlogik berücksichtigt werden: Ist es ein physischer Bestand? Gibt es virtuelle Produkte? Alle diese Informationen müssen im Sage-System korrekt eingetragen sein, da sie später mit dem Shop synchronisiert werden.

Schritt 2 Schnittstelle zwischen Shop und Sage einrichten

Die Verbindung zwischen Ihrem Online-Shop und Sage ist zentral für einen effizienten Betrieb. Diese erfolgt über eine Schnittstelle (API), die entweder als Zusatzmodul integriert oder als externe Softwarelösung eingesetzt wird.

Für Shopware gibt es z. B. spezielle Plug-ins, die mit Sage 100 oder Sage 50 kommunizieren. Diese Plug-ins ermöglichen automatisierte Prozesse wie:

  • Import von Bestellungen aus dem Shop in Sage
  • Export von Produkten, Lagerbeständen und Preisen aus Sage in den Shop
  • Synchronisation von Kundenstammdaten

Die Einrichtung der Schnittstelle erfolgt meist durch den Systempartner oder IT-Dienstleister. Sie müssen im Idealfall nur die Verbindungsdaten der beiden Systeme bereithalten, z. B. API-Schlüssel, Shop-URL, Datenbankinformationen.

Schritt 3 Produktdaten pflegen

Damit Kunden im Shop einkaufen können, müssen alle relevanten Artikelinformationen in Sage gepflegt sein. Folgende Datenfelder sollten mindestens korrekt ausgefüllt sein:

  • Artikelnummer und Bezeichnung
  • Beschreibung und Spezifikationen
  • Preise, Rabattgruppen, ggf. Staffelpreise
  • Verfügbarkeit, Lagerbestand
  • Versandgewicht, Maße

Je nach Shop-System können auch Mediadaten wie Bilder, PDFs oder Videos übermittelt werden. In Sage lassen sich diese Medien meist über Zusatzmodule verwalten. Alternativ können Medien direkt in das Shopsystem hochgeladen und dann über gemeinsame IDs miteinander verknüpft werden.

Schritt 4 Shop konfigurieren

Parallel zur Arbeit in Sage muss auch das Shopsystem konfiguriert werden. Dazu zählen u. a. folgende Schritte:

  • Design und Layout des Shops festlegen
  • Versandarten und -kosten definieren
  • Zahlungsanbieter integrieren (PayPal, Klarna, Kreditkarte etc.)
  • Kundengruppen einrichten (z. B. B2B, B2C)
  • Markenauftritt und rechtliche Seiten (AGB, Impressum, Datenschutz) pflegen

In vielen Fällen übernimmt ein Webentwickler diese Aufgaben. Wer den Shop selbst betreiben möchte, sollte sich mit dem jeweiligen System vertraut machen. Shopware und WooCommerce gelten als besonders einsteigerfreundlich.

Schritt 5 Testphase durchführen

Bevor der Shop live geht, sollte ein intensiver Testlauf stattfinden. Dazu zählen:

  • Bestellungen aufgeben und prüfen, ob sie in Sage korrekt ankommen
  • Stammdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit testen
  • Retouren und Gutschriften simulieren
  • Lagerbestand prüfen nach Testkäufen

Fehlerquellen liegen oft in der Synchronisation der Daten oder falschen Steuerberechnungen. Diese müssen vor dem Start behoben werden. Auch die mobile Darstellung und Ladezeiten sollten überprüft werden.

Schritt 6 Live-Schaltung und Betrieb

Ist der Test abgeschlossen, kann der Shop live geschaltet werden. Hierbei sollten regelmäßige Backups sowie die Systemüberwachung eingeplant sein. Die Pflege des Shopsystems (z. B. Updates, Plugin-Sicherheit) sowie die Betreuung von Sage (z. B. Datenintegrität, Lizenzpflege) gehören zum laufenden Betrieb.

Viele Unternehmen nutzen zusätzlich ein Ticketsystem oder CRM-Tool, um Kundenanfragen effizient zu bearbeiten. Sage lässt sich mit solchen Tools kombinieren, wodurch Arbeitsprozesse weiter optimiert werden können.

Erweiterungsmöglichkeiten

Im Laufe der Zeit kann der Shop und die ERP-Integration ausgebaut werden. Mögliche Erweiterungen sind:

  • Verbindung zu Marktplätzen wie Amazon, eBay oder Otto
  • Automatisierter Versand über Logistikdienstleister (DHL, UPS, DPD)
  • Schnittstellen zu Steuerberater-Software
  • Zusätzliche Kassensysteme für stationären Verkauf

Viele dieser Erweiterungen sind als Module oder über Drittanbieter erhältlich und lassen sich in bestehende Prozesse einbinden.

Problemlösungen und Support

Während des Betriebs können unterschiedliche Probleme auftreten – seien es technische Fehler, Dateninkonsistenzen oder rechtliche Änderungen. Sage bietet Support über Telefon, E-Mail sowie über lokale Partner. Zudem existieren Online-Communities und Fachforen, in denen Erfahrungen ausgetauscht werden können.

Wer ein Projekt mit Sage startet, sollte auf eine gute Dokumentation achten. Viele Probleme entstehen durch unzureichendes Verständnis der Systemlogik. Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter oder ein kompetenter IT-Partner helfen dabei, das System effizient zu nutzen.

Komplexe Lösung mit vielen Möglichkeiten

Ein Online-Shop lässt sich mit Sage als zentrales ERP-System professionell betreiben. Die Kombination aus Warenwirtschaft, Buchhaltung und Fakturierung erlaubt es, E-Commerce-Prozesse effizient und automatisiert abzubilden. Besonders geeignet ist Sage für Unternehmen mit wachsendem Produktsortiment, mehreren Vertriebskanälen und komplexen Vorgängen im Lager oder Einkauf.

Allerdings bringt Sage eine gewisse Komplexität mit sich und ist für einfache Einstiegsprojekte unter Umständen zu umfangreich. Wer bereit ist, sich intensiv mit der Plattform auseinanderzusetzen oder auf einen erfahrenen Partner zurückzugreifen, kann mit Sage ein stabiles Fundament für den Online-Handel schaffen.