Was ist ein PIM-System

Ein PIM-System ist eine Softwarelösung zur zentralen Verwaltung von Produktinformationen. Die Abkürzung PIM steht für Product Information Management. Es hilft Unternehmen dabei, alle relevanten Informationen zu ihren Produkten zu sammeln, zu strukturieren und für verschiedene Kanäle bereitzustellen. Dazu gehören unter anderem Online-Shops, Marktplätze, Kataloge, mobile Apps oder auch Vertriebspartner.

In einem E-Commerce-Umfeld spielt ein PIM-System eine zentrale Rolle. Gerade wenn Unternehmen viele Produkte verkaufen oder auf verschiedenen Plattformen und in mehreren Sprachen präsent sein müssen, wird die Pflege von Produktdaten schnell komplex. Ein PIM-System erleichtert diese Aufgaben erheblich.

Warum Produktinformationen wichtig sind

Produktinformationen sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Kaufentscheidung. Kunden möchten wissen, was genau sie kaufen. Sie suchen nach technischen Details, Anwendungsbeispielen, Abmessungen, Materialien oder auch Bildern und Videos. Je vollständiger und korrekter diese Angaben sind, desto eher entscheiden sich Kunden für einen Kauf.

Zudem beeinflussen Produktinformationen die Sichtbarkeit eines Artikels in Suchmaschinen. Gute und strukturierte Daten helfen dabei, Produkte besser auffindbar zu machen. Auch für interne Prozesse wie Lagerhaltung, Logistik oder Kundenservice sind genaue Produktdaten entscheidend.

Was ein PIM-System leisten kann

Ein PIM-System übernimmt mehrere Aufgaben. Es sammelt Informationen aus verschiedenen Quellen, etwa aus dem Warenwirtschaftssystem (ERP), von Lieferanten oder aus internen Datenbanken. Diese Daten werden zentral gespeichert und können dort ergänzt, verbessert und in eine einheitliche Struktur gebracht werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Pflege von Inhalten in mehreren Sprachen. Internationale Unternehmen müssen ihre Produktdaten oft in vielen Sprachversionen vorhalten. PIM-Systeme unterstützen diese Mehrsprachigkeit durch eigene Sprachfelder und Übersetzungsfunktionen.

Darüber hinaus ermöglicht ein PIM-System die Verteilung der aufbereiteten Informationen an verschiedenste Ausgabekanäle. Das können Online-Shops, Marktplätze wie Amazon oder eBay, Print-Kataloge oder mobile Anwendungen sein. So ist sichergestellt, dass überall dieselben und stets aktuellen Daten verwendet werden.

Typische Inhalte im PIM-System

In einem PIM-System werden alle Arten von Produktinformationen verwaltet. Dazu gehören grundlegende Daten wie Produktname, Artikelnummer, Beschreibung oder Kategorie. Auch technische Merkmale wie Gewicht, Maße, Materialien oder Leistungsdaten sind enthalten.

Weitere Inhalte sind Bilder, Videos, Bedienungsanleitungen oder Sicherheitsdatenblätter. Texte für Marketingzwecke, zum Beispiel Produktbeschreibungen oder Slogans, werden ebenfalls gepflegt. Häufig lassen sich auch Beziehungen zwischen Produkten abbilden, etwa Zubehör, Ersatzteile oder Varianten.

Viele Systeme erlauben zudem die individuelle Strukturierung der Daten. Unternehmen können eigene Felder anlegen und definieren, welche Informationen bei welchem Produkttyp benötigt werden. So ist es möglich, sehr unterschiedliche Produktgruppen effizient zu verwalten.

Vorteile eines PIM-Systems

Der größte Vorteil liegt in der zentralen Datenhaltung. Alle Produktinformationen befinden sich an einem Ort. Das reduziert den Aufwand für die Datenpflege und vermeidet doppelte Arbeit. Fehler werden seltener, weil nur eine Quelle gepflegt werden muss.

Ein weiterer Vorteil ist die höhere Qualität der Produktdaten. Durch definierte Arbeitsprozesse, Freigaben und die Möglichkeit zur Validierung der Daten entsteht eine bessere Kontrolle. Produkte können schneller und gezielter veröffentlicht werden, was die Time-to-Market verkürzt.

Auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder mit externen Partnern wird einfacher. Jeder greift auf dieselbe Datenbasis zu. So können Marketing, Vertrieb, Produktmanagement und IT enger zusammenarbeiten. Gleichzeitig lassen sich Daten für unterschiedliche Zielgruppen oder Kanäle passgenau aufbereiten.

Herausforderungen bei der Einführung

Die Einführung eines PIM-Systems ist ein komplexes Projekt. Es erfordert eine genaue Analyse der bestehenden Prozesse und Datenstrukturen. Oft müssen Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt oder bereinigt werden. Das ist mit Aufwand verbunden und erfordert technisches und fachliches Know-how.

Ein weiterer Punkt ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Neue Systeme bringen Veränderungen in der täglichen Arbeit mit sich. Deshalb ist es wichtig, Schulungen anzubieten und die Vorteile des Systems verständlich zu kommunizieren. Nur wenn alle Beteiligten das PIM-System aktiv nutzen, entfaltet es seinen vollen Nutzen.

Auch die Integration in bestehende Systeme wie ERP, CMS oder Shopsysteme kann herausfordernd sein. Hier ist eine gute technische Planung erforderlich, damit der Datenaustausch zuverlässig funktioniert. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität kann die Einführung daher mehrere Monate dauern.

Für wen sich ein PIM-System besonders lohnt

PIM-Systeme sind vor allem für Unternehmen mit einem großen oder komplexen Produktportfolio geeignet. Wer viele Artikel verwaltet oder häufig Produktdaten aktualisieren muss, profitiert besonders stark. Das gilt auch für Firmen, die ihre Produkte in mehreren Sprachen oder auf verschiedenen Kanälen verkaufen.

Auch bei häufig wechselnden Sortimenten oder bei vielen Produktvarianten kann ein PIM-System die Arbeit deutlich erleichtern. Gleiches gilt für Unternehmen, die mit vielen Lieferanten oder Datenquellen arbeiten. Sie können durch standardisierte Prozesse und zentrale Datenhaltung viel Zeit und Aufwand sparen.

Auch im B2B-Bereich gewinnen PIM-Systeme an Bedeutung. Technische Produkte erfordern oft sehr präzise Angaben. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an digitale Kataloge und Online-Shops auch im Geschäftskundenumfeld. Mit einem PIM-System lassen sich diese Anforderungen besser erfüllen.

Unterschiede zu anderen Systemen

Ein PIM-System ist nicht dasselbe wie ein ERP-, CMS- oder Shopsystem. Diese Systeme haben jeweils andere Schwerpunkte. Ein ERP-System verwaltet meist betriebswirtschaftliche Daten wie Lagerbestände, Preise oder Bestellungen. Ein CMS kümmert sich um die Inhalte von Webseiten. Ein Shopsystem steuert den Online-Verkauf.

Das PIM-System ergänzt diese Systeme, indem es sich speziell um die Produktinformationen kümmert. Es ist darauf ausgelegt, große Mengen an Daten strukturiert zu verwalten und für viele Ausgabekanäle bereitzustellen. Die Kombination aller Systeme ergibt eine leistungsfähige E-Commerce-Infrastruktur.

Wichtig ist dabei die Integration der Systeme untereinander. Produktdaten aus dem PIM-System sollten möglichst automatisch in das Shopsystem oder das CMS übertragen werden. So lassen sich Aktualisierungen effizient umsetzen und Fehler vermeiden.

Beispiele für den Einsatz im Alltag

Ein Online-Händler für Elektronik verwaltet tausende Artikel. Jeder Artikel hat technische Details, Bilder, Beschreibungen und häufig auch Zubehör. Ohne PIM-System müssten diese Daten manuell gepflegt werden – was fehleranfällig und zeitaufwendig ist. Mit einem PIM-System werden Daten zentral verwaltet, automatisch übersetzt und an den Shop oder Marktplätze verteilt.

Ein Möbelhersteller vertreibt seine Produkte über eigene Kataloge, einen Online-Shop und über Partner in verschiedenen Ländern. Jeder Vertriebskanal hat eigene Anforderungen an die Darstellung. Das PIM-System sorgt dafür, dass die Produktinformationen für jeden Kanal passend aufbereitet werden. Zudem kann das Marketingteam Texte und Bilder unabhängig vom ERP-System pflegen.

Ein weiterer Anwendungsfall ist der technische Handel. Hier sind präzise Angaben zu Normen, Materialien oder Anwendungsmöglichkeiten entscheidend. Das PIM-System ermöglicht es, selbst komplexe Daten übersichtlich abzubilden und aktuell zu halten. Gleichzeitig lassen sich Datenblätter oder Produktdaten für Kunden individuell generieren.

Wichtige Funktionen eines modernen PIM-Systems

Ein leistungsfähiges PIM-System bietet viele Funktionen, die den Umgang mit Produktdaten vereinfachen. Dazu gehört die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren. Oft gibt es spezielle Schnittstellen zu ERP-Systemen oder Lieferantendatenbanken.

Ebenso wichtig ist die Möglichkeit zur Datenvalidierung. Das System prüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind oder ob bestimmte Werte korrekt sind. So wird die Datenqualität automatisch verbessert. Viele PIM-Systeme verfügen auch über Versionierungsfunktionen. Damit lassen sich Änderungen nachvollziehen und ältere Versionen wiederherstellen.

Eine zentrale Rolle spielt die Nutzerverwaltung. Verschiedene Rollen und Rechte sorgen dafür, dass jeder Mitarbeitende nur auf die für ihn relevanten Daten zugreifen kann. Workflows und Freigabeprozesse unterstützen die strukturierte Zusammenarbeit im Team.

Auch die Ausleitung der Daten ist ein wichtiger Bestandteil. Moderne PIM-Systeme unterstützen verschiedene Exportformate und -ziele. So können Produktinformationen in Shops, Kataloge, Apps oder andere Systeme überführt werden – automatisch und regelmäßig.

Zukunftsperspektiven und Trends

Die Bedeutung von PIM-Systemen wird in den kommenden Jahren weiter steigen. Der Online-Handel wächst, und mit ihm die Anforderungen an Datenqualität und Geschwindigkeit. Kunden erwarten immer mehr Informationen, die aktuell, korrekt und visuell ansprechend sind.

Ein Trend ist die Verknüpfung mit weiteren Technologien wie Künstlicher Intelligenz. So lassen sich Texte automatisiert erzeugen oder Bilder automatisch verschlagworten. Auch das Thema Datenanalyse gewinnt an Bedeutung. Unternehmen möchten verstehen, welche Produkte besonders häufig gesucht werden und welche Informationen zur Kaufentscheidung beitragen.

Zudem werden PIM-Systeme zunehmend Teil größerer Plattformlösungen. Sie arbeiten enger mit Digital Asset Management-Systemen (DAM), ERP-Systemen und Marketing-Tools zusammen. Ziel ist es, eine nahtlose Dateninfrastruktur zu schaffen, die alle Unternehmensbereiche verbindet.

Zusammenfassung

Ein PIM-System ist ein zentrales Werkzeug für die Verwaltung von Produktdaten. Es hilft Unternehmen, Informationen zu ihren Produkten strukturiert zu erfassen, zu pflegen und über verschiedene Kanäle hinweg bereitzustellen. In einer zunehmend digitalen Welt ist ein solches System unverzichtbar geworden – gerade für Unternehmen mit komplexen Sortimentsstrukturen oder internationaler Ausrichtung.

Die Vorteile reichen von höherer Datenqualität über effizientere Prozesse bis hin zu besserer Kundenkommunikation. Zwar ist die Einführung mit Aufwand verbunden, doch der langfristige Nutzen überwiegt deutlich. Wer im E-Commerce erfolgreich sein will, kommt an einem modernen PIM-System kaum vorbei.