Lagerbestand und Bestandsmanagement im E-Commerce

Wer Produkte online verkauft, muss wissen, was auf Lager ist. Ohne genaue Kenntnis über den Lagerbestand können Bestellungen nicht zuverlässig ausgeführt werden. Kunden warten dann zu lange oder bekommen falsche Informationen. Deshalb ist das Bestandsmanagement einer der wichtigsten Prozesse im E-Commerce. Es sorgt dafür, dass immer genug Ware vorhanden ist – aber auch nicht zu viel.

In diesem Artikel wird erklärt, was Lagerbestand genau bedeutet, wie das Bestandsmanagement funktioniert und warum es für Onlinehändler unverzichtbar ist. Dabei werden auch wichtige Begriffe, Methoden und Herausforderungen behandelt, die im Alltag von Onlinehändlern eine Rolle spielen.

Was ist Lagerbestand

Der Lagerbestand beschreibt die Menge aller Produkte, die im Lager eines Unternehmens vorrätig sind. Dazu gehören sowohl fertige Produkte, die verkauft werden können, als auch Rohstoffe oder Halbfertigwaren, wenn das Unternehmen die Produkte selbst herstellt.

Im E-Commerce bezieht sich der Lagerbestand in der Regel auf verkaufsfertige Artikel, die darauf warten, an Kunden verschickt zu werden. Der Lagerbestand ist dabei nicht nur eine Zahl. Es geht auch um den Zustand der Artikel, ihr Verfallsdatum (falls zutreffend), ihre Lagerposition und ihre Verfügbarkeit.

Unterschieden wird oft zwischen dem physischen und dem verfügbaren Lagerbestand. Der physische Bestand ist die tatsächliche Menge, die im Lager liegt. Der verfügbare Bestand berücksichtigt bereits reservierte oder beschädigte Artikel. Für den Online-Verkauf ist die Information über den verfügbaren Bestand entscheidend.

Warum ein gutes Bestandsmanagement wichtig ist

Ein Onlinehändler muss schnell auf Kundenwünsche reagieren können. Dafür braucht er einen genauen Überblick über seine Lagerbestände. Ohne gutes Bestandsmanagement kommt es zu Problemen: Artikel sind ausverkauft, obwohl sie im Shop verfügbar erscheinen. Oder es wird zu viel bestellt, sodass wertvolle Lagerfläche überfüllt wird.

Ein präzises Bestandsmanagement hilft dabei, diese Risiken zu vermeiden. Es ermöglicht eine bessere Planung, spart Geld und sorgt für zufriedene Kunden. Wer weiß, wie viel auf Lager ist, kann rechtzeitig nachbestellen und Engpässe verhindern. Gleichzeitig lassen sich alte oder schlecht verkaufte Produkte schneller erkennen und gezielt abverkaufen.

Grundlagen eines funktionierenden Bestandsmanagements

Damit das Bestandsmanagement im E-Commerce funktioniert, müssen mehrere Prozesse ineinandergreifen. Zunächst ist eine klare Struktur im Lager wichtig: Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wo sich welcher Artikel befindet. Dafür werden häufig Lagerplätze nummeriert und digital erfasst.

Ein weiteres zentrales Element ist die regelmäßige Bestandskontrolle. Diese kann manuell erfolgen – zum Beispiel durch Zählen der Artikel – oder automatisch über Software, die beim Wareneingang und Warenausgang jede Bewegung erfasst.

Auch die Nachbestellung spielt eine große Rolle. Wer zu spät bestellt, riskiert, dass wichtige Produkte nicht mehr verfügbar sind. Umgekehrt führt zu frühes oder zu häufiges Bestellen zu hohen Lagerkosten. Ein gutes System erkennt automatisch, wann ein Artikel nachbestellt werden sollte, basierend auf Verkaufszahlen und Lieferzeiten.

Methoden zur Bestandsführung

Für die Verwaltung der Lagerbestände gibt es verschiedene Methoden. Eine einfache Methode ist die permanente Inventur. Dabei wird der Bestand laufend erfasst, sobald sich etwas am Lager verändert. Moderne Softwarelösungen erleichtern diesen Prozess erheblich.

Eine andere Methode ist die periodische Inventur. Hier wird der gesamte Bestand in regelmäßigen Abständen gezählt, zum Beispiel einmal im Jahr. Diese Methode ist weniger aufwendig, bietet aber nur eine Momentaufnahme. Im E-Commerce ist sie meist nicht ausreichend, da sich Bestände ständig ändern.

Auch das sogenannte ABC-Analyse-Verfahren wird häufig eingesetzt. Dabei werden Artikel in drei Gruppen eingeteilt – A, B und C – je nach ihrem Wert oder ihrer Wichtigkeit. A-Artikel sind besonders wertvoll oder gefragt und werden häufiger überprüft und nachbestellt. C-Artikel sind weniger wichtig und werden seltener kontrolliert.

Technische Hilfsmittel zur Lagerverwaltung

Im modernen E-Commerce ist die Lagerverwaltung ohne technische Unterstützung kaum noch denkbar. Lagerverwaltungssoftware (WMS – Warehouse Management System) ermöglicht es, Bestände in Echtzeit zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten. Diese Software ist oft mit dem Online-Shop und dem Warenwirtschaftssystem verbunden.

Durch die Integration können Informationen automatisch ausgetauscht werden. Wenn ein Kunde einen Artikel bestellt, wird der Bestand sofort aktualisiert. Umgekehrt kann der Shop anzeigen, ob ein Produkt verfügbar ist oder nicht.

Zusätzlich kommen oft Barcodes oder RFID-Technik zum Einsatz. Damit können Artikel noch schneller erfasst und identifiziert werden. Manche Unternehmen nutzen auch mobile Geräte oder Scanner, um Warenein- und -ausgänge direkt im Lager zu dokumentieren.

Bestellstrategien im Bestandsmanagement

Im Bestandsmanagement gibt es verschiedene Strategien zur Nachbestellung von Waren. Eine gängige Methode ist die Mindestbestandsstrategie. Hier wird ein fester Schwellenwert definiert. Sobald dieser erreicht ist, wird automatisch eine Bestellung ausgelöst. Diese Strategie ist einfach umzusetzen, erfordert aber eine genaue Planung der Lieferzeiten.

Eine weitere Möglichkeit ist die Bestellpunktmethode. Dabei wird der optimale Zeitpunkt für eine Nachbestellung berechnet – basierend auf dem Verbrauch, den Lieferzeiten und einem Sicherheitsbestand. So lässt sich der Lagerbestand möglichst effizient halten.

Eine dritte Methode ist das Just-in-Time-Prinzip. Hier wird nur das bestellt, was kurzfristig benötigt wird. Das spart Lagerkosten, birgt aber das Risiko von Lieferverzögerungen. Diese Methode eignet sich vor allem für Händler mit schnellen Lieferanten und gut kalkulierbarem Bedarf.

Herausforderungen im Bestandsmanagement

Trotz technischer Hilfsmittel ist das Bestandsmanagement mit einigen Herausforderungen verbunden. Eine davon ist die Bestandsgenauigkeit. Wenn Artikel falsch gezählt oder verbucht werden, entstehen Lücken zwischen dem tatsächlichen und dem erfassten Bestand. Das kann zu falschen Lagerwerten oder Lieferproblemen führen.

Eine weitere Schwierigkeit ist die Vorhersage der Nachfrage. Besonders im E-Commerce schwankt der Bedarf je nach Saison, Aktion oder Trend. Wer zu wenig bestellt, verpasst Umsatz. Wer zu viel bestellt, hat hohe Lagerkosten oder bleibt auf der Ware sitzen.

Auch Rücksendungen stellen eine Herausforderung dar. Sie müssen korrekt zurückgebucht und geprüft werden. Manche Produkte können nicht wiederverkauft werden, was zusätzliche Arbeit und Kosten verursacht.

Wie Dropshipping das Bestandsmanagement verändert

Beim Dropshipping übernimmt der Händler nicht selbst die Lagerung und den Versand. Stattdessen werden Bestellungen direkt vom Großhändler oder Hersteller zum Kunden geschickt. Dadurch entfällt ein großer Teil des eigenen Bestandsmanagements.

Allerdings entstehen neue Herausforderungen. Der Händler hat keinen direkten Zugriff auf den Warenbestand des Lieferanten und muss sich auf dessen Angaben verlassen. Wenn der Großhändler keine aktuellen Daten liefert oder nicht rechtzeitig versendet, leidet der Service.

Deshalb ist auch beim Dropshipping ein gewisses Maß an Bestandsmanagement erforderlich. Händler müssen prüfen, welche Produkte zuverlässig verfügbar sind und ihre Systeme so einrichten, dass sie nur tatsächlich lieferbare Artikel anbieten.

Was gehört alles zur Bestandsbewertung

Im Rahmen des Bestandsmanagements ist auch die Bewertung der Lagerbestände wichtig. Sie zeigt, welchen finanziellen Wert die eingelagerten Waren haben. Das ist nicht nur für die Buchhaltung relevant, sondern auch für strategische Entscheidungen.

Zur Bewertung gibt es verschiedene Verfahren. Das bekannteste ist das FIFO-Prinzip – First In, First Out. Dabei wird angenommen, dass die zuerst eingelagerte Ware auch zuerst verkauft wird. Es gibt auch das LIFO-Verfahren – Last In, First Out – das aber in vielen Ländern steuerlich nicht zugelassen ist.

Die Bewertung kann auch auf Basis des Durchschnittspreises erfolgen. Dabei wird der Lagerwert durch die Menge geteilt. Diese Methode ist besonders bei häufig wechselnden Einkaufspreisen sinnvoll.

Wie sich schlechte Lagerführung auf den E-Commerce auswirkt

Ein ineffizientes Lager kann den Erfolg eines Online-Shops stark beeinträchtigen. Wenn der Lagerbestand nicht stimmt, leidet die Lieferfähigkeit. Kunden, die lange warten müssen oder ihre Bestellung nicht erhalten, verlieren schnell das Vertrauen.

Auch Überbestände können schaden. Sie binden Kapital, das anderswo besser eingesetzt wäre, und verursachen unnötige Lagerkosten. Zudem steigt das Risiko, dass Produkte veralten oder unbrauchbar werden – etwa bei Mode oder Technik.

Fehlerhafte Lagerprozesse führen außerdem zu Stress im Team. Suchen nach Artikeln, falsche Auslieferungen oder doppelte Bestellungen kosten Zeit und Geld. Deshalb lohnt sich eine regelmäßige Überprüfung der Lagerprozesse.

Tipps für ein besseres Bestandsmanagement

Ein gut funktionierendes Bestandsmanagement beginnt mit klaren Prozessen. Jeder im Team sollte wissen, wie Warenein- und -ausgänge zu erfassen sind. Es empfiehlt sich, feste Regeln für die Nachbestellung, die Lagerplatzvergabe und die Rückbuchung von Retouren festzulegen.

Auch die Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle. Bereits einfache Softwarelösungen können helfen, den Überblick zu behalten – auch für kleinere Shops. Wer wächst, sollte frühzeitig in ein professionelles System investieren.

Zusätzlich ist es hilfreich, regelmäßig Auswertungen zu erstellen. Welche Produkte verkaufen sich gut? Welche bleiben lange liegen? Durch Analyse lassen sich Sortimente optimieren und Lagerkosten senken.

Nicht zuletzt ist Kommunikation wichtig – mit Lieferanten, innerhalb des Teams und mit den Kunden. Wer frühzeitig informiert, wenn ein Produkt nicht lieferbar ist, kann Enttäuschungen vermeiden und Alternativen anbieten.

Zusammenfassung

Das Bestandsmanagement ist ein zentraler Bestandteil des E-Commerce. Es sorgt dafür, dass Kunden ihre gewünschten Produkte pünktlich erhalten und das Lager effizient genutzt wird. Durch klare Prozesse, geeignete Software und vorausschauende Planung lassen sich Fehler vermeiden und Kosten senken.

Wer seine Lagerbestände im Griff hat, kann flexibler handeln, schneller liefern und auf Marktveränderungen reagieren. Gerade in der stark wettbewerbsgeprägten Welt des Onlinehandels ist das ein entscheidender Vorteil. Ein durchdachtes Bestandsmanagement stärkt nicht nur die Logistik, sondern auch die gesamte Kundenbeziehung.